Bedrijfsvoering

De interne organisatie

De afgelopen jaren is de organisatie ontwikkeld naar een flexibele netwerkorganisatie met teams, die kunnen anticiperen en reageren op veranderende omstandigheden. We hebben vanaf maart 2020 ervaren dat we in staat zijn snel te schakelen en vanuit huis te werken om onze dienstverlening te continueren op een acceptabel niveau. Deze weerbaarheid en flexibiliteit in de organisatie, bij onze medewerkers is een groot goed en willen we vooral behouden.

De pandemie zorgde ervoor dat we minimaal of helemaal niet meer op kantoor konden werken. Dat vereiste een enorme inzet vanuit De Connectie om dit technisch mogelijk te maken. Werkplekken werden thuis ingericht en versneld kwamen er digitale middelen beschikbaar die ons hielpen met elkaar samen te werken en in contact te blijven. Het blijft een vraagstuk om in verbinding te blijven. Zeker nu we weten dat deze periode niet zomaar over is en opgevolgd wordt door tijdelijke huisvesting en daarna een verhuizing naar een nieuw gemeentehuis.

Het is heel fijn dat ondanks deze moeilijke omstandigheden de dienstverlening door kon gaan. Voor ons allen golden andere, vaak zwaardere omstandigheden, soms in combinatie met lesgeven aan de kinderen of mantelzorg. Ook kregen we er door Corona nieuwe gemeentelijke taken bij, zoals de uitvoering van de TOZO en extra handhavingstaken.

We hadden in 2020 en ook de komende jaren te maken met meerdere ontwikkelingen die vragen om een heroriëntatie, zoals:

• Behoefte aan actuele sturingsinformatie (strategisch, tactisch en operationeel);
• Uitkomsten medewerkersonderzoek/thuiswerkmonitor;
• Meer aandacht voor inwonersparticipatie;
• De wens van de raad om op programmaniveau (resultaatgericht) te verantwoorden;
• Meer verbinding tussen beleid/geld en uitvoering;
• Opeenvolgende veranderingen in wetgeving binnen het sociaal domein/uitbesteding taken aan de sociale basis/partners;
• De invoering van de Omgevingswet;
• De noodzaak tot verdere regionale samenwerking (toename complexiteit van vraagstukken zoals bijvoorbeeld de nieuwe wet inburgering).

De ontwikkelingen hebben niet alleen invloed op onze professionaliteit. De veranderingen leiden tot een andere manier van werken en vragen om duidelijke sturing. Wat vanuit verschillende projecten is aangestuurd willen we integreren in de lijnorganisatie en borgen. Denk hierbij aan de sturing op besparingen en op de inhoud en werkprocessen binnen het sociaal domein. Met het positioneren van programma’s in de lijn worden de sturings- en verantwoordingslijnen helder.

HR-beleid

Corona gooide ook roet in het eten voor de verdere uitrol van STERK Rheden. De aandacht ging vooral naar het organiseren van het thuiswerken. Een belangrijk thema in STERK is trots en verbinding. We streven er naar dat medewerkers zich verbonden voelen, trots zijn op de organisatie en met passie werken voor de inwoners van Rheden. Op afstand is dat moeilijker, niet alleen omdat je het directe contact mist met inwoners en collega’s, maar ook doordat de toegang hebt tot informatie.

Ondanks dat bleef duurzame inzetbaarheid op de agenda. In het verslagjaar hebben 60+-medewerkers het aanbod gekregen om bij een op dit gebied specialistisch bureau te onderzoeken hoe zij fit kunnen blijven werken tot aan hun pensioen. Dit gaf hen inzicht, zowel financieel als in hun wensen en soms een zetje om wat minder te gaan werken. En om zo een betere balans te krijgen in werkbelasting en behoefte aan wat meer ontspanning.

We hebben in 2020 in samenwerking met de ArboUnie twee keer een thuiswerkmonitor uitgezet onder de medewerkers, om te peilen hoe het met iedereen ging. Dat leverde veel informatie op, waar we mee door konden. De belangrijkste thema’s voor verbetering waren de technische zaken, goede ICT-hulpmiddelen en bureaustoel, monitor en laptop. Dat konden we in de meeste gevallen regelen. Daarnaast gaven medewerkers aan het contact te missen met collega’s, hun manager, de organisatie. Ook wat je ‘normaal’ opvangt in de wandelgangen werd gemist. Zorgelijk werd het naarmate de situatie langer duurde. We zetten in op Verbinding. Door medewerkers goed te informeren via Intranet over alles wat er speelt, hen een hart onder de riem te steken door begrip en aanmoediging. Door een kaart te sturen, een kleine attentie die weergeeft dat we aan elkaar denken en dankbaar zijn dat we de dienstverlening aan de inwoners op peil houden met elkaar.

Samen Optimaal Werken (SOW)

Vanuit het programma wordt het plaats- en tijdonafhankelijk werken opgepakt, een ontwikkeling naar een effectieve, efficiënte en plezierige manier van werken. Daarbij is de werkomgeving een belangrijke factor. Natuurlijk staat bij alles de dienstverlening aan onze inwoners voorop.

Het is een ‘paraplu’ voor meerdere thema’s, die in samenhang worden benaderd en uitgewerkt. Dit gaat verder dan het faciliteren van een thuiswerkplek voor het gedwongen thuiswerken als gevolg van Corona. Het gaat ook over huisvesting, training, papierarm werken, thuiswerkvergoeding en ICT-hulpmiddelen. De komende jaren werken we anders dan we gewend waren, onder meer omdat we een nieuw gemeentehuis krijgen. In de tussentijd hebben we met tijdelijke huisvesting te maken. Dat alles vraagt flexibiliteit van mensen en middelen.

Sturen op arbeidskosten

Op het gebied van het personeelsbudget is een nieuwe systematiek van administreren ontwikkeld. Voorheen rapporteerden we in aantallen formatieplaatsen en medewerkers, nu rapporteren we in kosten en dekking. Ook kunnen we vanaf 2021 inhuurkosten zichtbaar maken, waardoor beter op deze uitgaven gestuurd kan worden.

De nieuwe maandelijkse overzichten geven het management inzicht in de kosten, dekkingsbronnen, prognoses en eventuele knelpunten. Op die manier kan eerder bijgestuurd worden en kunnen bewuste keuzes gemaakt worden om tekorten te voorkomen, namelijk prioriteren of aanvullende budget beschikbaar stellen. In 2020 hebben we ingezet op het verminderen van inhuur en payrollconstructies. Vanuit goed werkgeverschap, om medewerkers meer te verbinden aan de organisatie, perspectief en zekerheid te bieden en daarmee de bedrijfscontinuïteit te verbeteren. Een flexibele schil blijft daarentegen ook nodig voor tijdelijke projecten, bij ziekte of overbrugging bij vacatures of toevoegen van specialistische kennis.

In onderstaand overzicht is het verloop van de totale salarislasten (zowel vast als inhuur) opgenomen.

 
Op het totaal is in 2020 sprake van een geringe overschrijding van 27K (0,1% op het totaal) waar in 2019 nog sprake was van € 1 miljoen tekort. De nieuwe manier van sturen op arbeidskosten heeft hier zeker aan bijgedragen.

De stijging van de totale kosten vanaf 2018 is een gevolg van cao-ontwikkelingen (1,2 miljoen)  en uitbreiding van formatie bij Werk en Re-integratie/Participatie. De daling bij inhuur komt voort uit omzetting van tijdelijke contracten in vaste dienst en afname van het aantal externen. Vacatureruimte op het vaste budget wordt aangewend voor tijdelijke inhuur, bij de jaarrekening is daardoor altijd sprake van een verschuiving in de besteding.

Met sturen op arbeidskosten wordt nog meer integraal bekeken waar eventueel (vacature)ruimte is en waar de noodzaak van inhuur het grootst is. Bovenstaande salarislasten (vast en inhuur) zijn verspreid over alle programma's. Door die integrale afweging ontstaan er daardoor ook verschuivingen in besteding tussen programma's. Die verschuiving over de programma's ziet er als volgt uit:

Onder programma 6 is een bedrag van ruim € 1 miljoen opgenomen. Dit betreft een zogenaamde stelpost voor cao-ontwikkelingen. Tot en met 2020 werden deze posten centraal geraamd, de besteding van die cao-verhoging is onderdeel van de salarislasten bij de programma's, vanaf 2021 wordt er binnen de verschillende programma's al rekening gehouden met dergelijke cao-ontwikkelingen. Daarnaast was er in 2020 nog sprake van een taakstelling op de formatie die nog niet in alle gevallen concreet was vertaald naar programma's. Deze is daardoor als een 'korting' op het totale formatiebudget opgenomen. Om die reden is in deze gevallen geen sprake van werkelijke uitgaven. Bovenstaande afwijkingen zijn onderdeel van het 'resultaat' per programma zoals dat bij de afzonderlijke programma's in de staatjes onder 'wat heeft het gekost?' is opgenomen.

Gezondheid en vitaliteit

Juist dit verslagjaar hadden we gezondheid en vitaliteit hoog op de agenda. We gaven al eerder aan dat met name de mentale gezondheid ons zorgen baarde. Medewerkers werden zwaar belast door thuiswerken, soms in isolement en soms in combinatie met zorgtaken. Wij willen graag dat iedere medewerker goed in zijn vel zit en daardoor het werk goed en gezond kan doen. Nu en in de toekomst en juist ook in deze bijzondere periode van Corona. Om stil te staan bij de vraag: hoe gezond en vitaal ben ik eigenlijk? Kan mijn leefstijl hier iets aan verbeteren?

We willen het bewustzijn en inzicht in de eigen gezondheid, vitaliteit en leefstijl bij medewerkers verhogen en een gezonde levensstijl ondersteunen door activiteiten aan te bieden. In de maand januari was de Week van de vitaliteit, waarin workshops gevolgd werden. Het aanbod bestond uit workshop Mindfulness, De gezonde werkvloer, een stoelmassage, werkplekonderzoek, een fittest en zwemmen. 110 medewerkers namen deel aan de activiteiten.

We streven naar een gezonde werkomgeving waarin medewerkers fit zijn. We zetten daar vanuit de Arbozorg meerdere zaken voor in, zoals goede voorlichting, een Risico Inventarisatie en evaluatie, werkplekonderzoeken, stoelmassages, vaccinaties, vertrouwenspersonen, beeldschermbrillen en werkplekonderzoek. Ondanks dat hebben we te maken met ziekteverzuim. We richten ons met name op beïnvloedbaar ziekteverzuim, dat een relatie heeft met het werk. Te denken valt aan uitval als gevolg van te zware fysieke (houding, tillen, lopen, staan), veiligheidsinstructies en hulpmiddelen of mentale belasting (werkstress, burn- en bore-out, werkrelaties). Te hoge werkdruk, vaak in combinatie met stressbronnen in de privésituatie leiden tot veelal langdurige uitval. In samenwerking met de bedrijfsarts kijken managers en medewerkers naar oorzaken en oplossingen.

In 2020 zagen de totale ziekteverzuimcijfers er als volgt uit:

Ziekteverzuim:      5,6 %

Meldingsfrequentie:   0,8

Nulverzuim*:      57 % medewerkers

Ten opzichte van 2019 (5,2%) is er een lichte stijging te zien maar de meldingsfrequentie is gedaald van 1,21 naar 0,8. Dat laatste is een positieve ontwikkeling. In 2020 hadden we helaas te maken met een aantal medewerkers met voor ons onbeïnvloedbaar ziekteverzuim. Positief is dat het nulverzuim is gestegen t.o.v. 2019 (37%) en daarmee meer medewerkers die het hele jaar gezond aan het werk zijn geweest.

* aantal medewerkers dat zich in een jaar geen één keer ziek heeft gemeld.