Bedrijfsvoering

Planning & Control cyclus
Ondanks een krappe bezetting en de impact van COVID-19 hebben we in 2020 veel aandacht besteed aan de planning & control documenten. In het voorjaar hebben we een winterrapportage opgeleverd met de voorlopige resultaten over 2019.

Deze werd vrij snel opgevolgd door de concept jaarstukken 2019 die, begin april, gelijktijdig aan de accountant en de rekeningcommissie zijn verstrekt waarmee de rekeningcommissie haar onderzoek naar de beleidsverantwoording van het college kon uitvoeren. Tijdens dat proces is de raad op verschillende momenten in de gelegenheid gesteld om vragen over zowel de beleidsmatige als financiële verantwoording te stellen. Vanwege een uitloop van de controle was de definitieve jaarrekening helaas pas op een laat moment beschikbaar, overigens week deze nauwelijks af van het concept.

Tijdens het proces van de jaarstukken zijn ook de zomerrapportage en de kadernota opgesteld. De structurele negatieve effecten uit de jaarstukken 2019 op de zomerrapportage en het financieel perspectief in de kadernota, zijn voor de raad aanleiding geweest om het college voor het jaar 2020 een aanvullende bezuinigingsopdracht te geven en was voor het college aanleiding om bij de kadernota de raad om richtinggevende uitspraken te vragen waarmee het financieel perspectief weer in balans kon worden gebracht. De raad heeft daar via een amendement invulling aan gegeven. Tevens vroeg de raad bij de behandeling van de kadernota om meer aandacht voor de actualiteit van de cijfers in de meerjarenbegroting 2021-2024.

Parallel aan de bovenstaande processen heeft de Rekenkamercommissie een onderzoek uitgevoerd naar de programmabegroting. De aanbevelingen hieruit zijn overgenomen door de raad.

Tijdens de zomer zijn we voortvarend aan de slag gegaan met zowel de extra bezuinigingsopdracht voor 2020, de uitwerking van het amendement ten behoeve van de programmabegroting 2021-2024 en, in afstemming met de hiervoor ingestelde raadswerkgroep, de inhoudelijke doorontwikkeling van de programmabegroting waarbij al een aantal aanbevelingen van de Rekenkamercommissie zijn geïmplementeerd.

De extra bezuinigingsopdracht voor 2020 is via een tweede behandeling van de zomerrapportage in de eerste raadsvergadering na de zomer aan de orde gekomen.

De uitwerking van het amendement heeft zijn beslag gekregen via de actualiteitenrapportage. Daarnaast is in de actualiteitenrapportage nog een actualisatie van 2020 opgenomen en van 2021-2024 ten opzichte van de programmabegroting (eerder genoemde wens van de raad) die, vanwege de termijnen voor het opstellen ervan, al gereed was. Door deze tegelijk met de programmabegroting te behandelen was de raad in staat een integrale afweging ten aanzien van de uitwerking van het amendement te maken die feitelijk als eerste begrotingswijziging kan worden beschouwd.

Tot slot hebben we in december nog een eindejaarsrapportage opgesteld waarin we zowel een prognose van het financiële resultaat hebben opgenomen als een beleidsmatige toelichting op de programma's. Als bijlage hierbij was de eerste tussenrapportage over COVID-19 opgenomen. Vanwege de omvang van de raadsagenda in december is behandeling hiervan uitgesteld naar januari 2021. Wel hebben we beide rapporten in december nog met de financiële commissie besproken.

De financiële commissie is na de zomer ingesteld en heeft de rol van de rekeningcommissie overgenomen. Sinds de instelling ervan heeft er maandelijks overleg met de commissie plaatsgevonden over de P&C-documenten en overige financiële aangelegenheden. Met de commissie zijn we ook in gesprek over de doorontwikkeling van de P&C-cyclus.

Basis op orde
Als pijler onder de P&C-cyclus en de organisatieontwikkeling zijn we in september 2019 met het project basis op orde gestart. In 2020 zijn onder meer volgende acties afgerond en/of in gang gezet:

• het mandaatbesluit is geactualiseerd (concept) onder meer op basis van de aansturingslijnen zoals eind 2019 vastgesteld en de wet en regelgeving;
• in lijn hiermee is de budgethoudersregeling geactualiseerd waarmee meer recht wordt gedaan aan “de verantwoordelijkheden op de juiste plek leggen” in lijn met programmasturing;
• daarnaast is het concept sturen op arbeidskosten verder uitgewerkt, qua proces, spelregels en informatievoorziening. Hierdoor kunnen we scherper aan de wind varen;
• is het proces van in -door en uitstroom tegen het licht gehouden en zijn de benodigde verbeteringen doorgevoerd in proces(afspraken) en eigenaarschap. Dit zal in 2021 nog een vervolg krijgen;
• is eind 4e kwartaal het proces van bestuurlijke besluitvorming i.s.m. de organisatie geanalyseerd en zijn verbetervoorstellen gedaan. Voorbeelden zijn het gebruik van de digitale handtekening, het verduidelijken van het collegeformat, herijken en monitoren van het proces. De verbetervoorstellen worden in de 1e helft 2021 opgepakt;
• zijn alle kenniskaarten op orde gebracht en wordt het continue beheren en ontsluiten van deze informatie ook meegenomen in het project social intranet waar in de 2e helft 2021 de eerste stappen in worden gezet;
• is het team Financiën en Control verder versterkt door het aantrekken van een nieuwe concerncontroller en een financial controller;
• zijn t.a.v. de processen die door De Connectie worden uitgevoerd verbeterstappen gezet zoals op de financiële processen als de crediteuren en debiteurenadministratie, basisregistraties etc.;
• is de informatievoorziening rondom de 3D’s ingericht ten behoeve van college, beleid en uitvoering en in een maandelijks proces gezet. Tegelijkertijd is vanuit het principe van data gedreven werken verder onderzocht hoe we deze informatievoorziening verder kunnen professionaliseren.

Risicomanagement
In deze jaarrekening is meer aandacht voor risicomanagement dan eerdere jaren. Gezien de positie waarin net als vele andere gemeenten gemeente Rheden zit, is dit meer dan ooit van belang. Binnen de paragraaf bedrijfsvoering zullen we voortaan in de begroting en jaarrekening expliciet stil staan bij de stappen die zijn gezet om pro-actiever op risico's te sturen. Dit ook na aanleiding van de oproep van de Gemeenteraad via de motie "inzicht in risico's".

Aan deze motie is in deze jaarrekening concreet invulling gegeven door in de paragraaf weerstandscapaciteit ook beheersingsmaatregelen op te nemen. Bovendien is in deze paragraaf het verloop van de weerstandscapaciteit opgenomen ten opzichte van de jaarrekening 2019. In de toekomst voegen we hier nog jaren aan toe. Tot slot is in deze paragraaf inzicht gegeven in de afwijking ten opzichte van de begroting en ook ten opzichte van het eerdere jaar. Hierdoor wordt de trendlijn zichtbaar.

Ondanks dat de motie daarmee is afgedaan, blijven we dit onderwerp de broodnodige aandacht geven. In de toekomst willen we hier nog verdere stappen in zetten gericht op het beter onder de aandacht brengen van risico's. Enerzijds ten aanzien van risico's binnen processen via de rechtmatigheidsverantwoording en anderzijds door risico's bij bestuurlijke doelen / resultaten vanaf de begroting 2022 expliciet te benoemen.